Berichten

Hoe krijg je je team in flow? #2

/in , /door

Hectiek. Deadlines. Personeelswisselingen. Sterke groei. Krimp. Personeelsgebrek.
Onduidelijke koers. Onduidelijke taken en verantwoordelijkheden. Verschillen in opvattingen.

Er kan van alles aan ten grondslag liggen dat het niet lekker loopt in je team.

Hoe krijg je de flow er (weer) in?
Hoe krijgt het team inzicht en overzicht?
Hoe benut je elkaar?

Tip #2 om de samenwerking in je team te verbeteren.

#2 De leider bewaakt de bedoeling het team, de teamdynamieken zijn van het team.

Als alle teamleden, inclusief leider, een individueel intakegesprek hebben gevoerd met een onafhankelijke partij dan is het tijd om de uitkomsten plenair terug te koppelen. Het is de taak van de onafhankelijke partij om dit met de grootst mogelijke zorgvuldigheid te doen.

De dynamieken van het team worden dus plenair gedeeld! Dit is het moment van erkenning en herkenning.
De vragen die dan nog gesteld moet worden: ‘missen we nog iets’ of ‘is er nog iets dat niet gezegd is, maar wat wel belangrijk is?’

Als de teamdynamieken zijn gedeeld, erkend en herkend ontstaat er eigenaarschap en verantwoordelijkheid bij alle afzonderlijke leden en bij het team als geheel. Pas dan kan de onafhankelijke partij een teamontwikkeltraject uitzetten; een traject dat gedragen wordt en waar overeenstemming over is.
De leider krijgt de belangrijke taak om de bedoeling van het team (nogmaals) scherp te maken. Dit is cruciaal. Het is een stap die vaak overbodig lijkt. ‘We weten het wel’. Maar meestal is er een grijs gebied en om te voorkomen dat gewerkt wordt aan zaken die niet bijdragen aan de bedoeling van het team en het bedrijf/de organisatie is het het beste om hier nogmaals goed bij stil te staan.
Een viskraam verkoopt geen koffie :) Zo simpel is het. Hoe goed bedoeld ook, dit is een punt dat ik vaak tegen kom als ik teams begeleid waar een hoog gehalte aan initiatief aanwezig is of waar weinig afgestemd wordt. Met de beste bedoelingen worden viskramen koffietentjes of een mix daarvan.

 

Hoe krijg je je team in flow? #1

/in , /door

Hectiek. Deadlines. Personeelswisselingen. Sterke groei. Krimp. Personeelsgebrek.
Onduidelijke koers. Onduidelijke taken en verantwoordelijkheden. Verschillen in opvattingen.

Er kan van alles aan ten grondslag liggen dat het niet lekker loopt in je team.

Hoe krijg je de flow er (weer) in?
Hoe krijgt het team inzicht en overzicht?
Hoe benut je elkaar?

Tip #1 om de samenwerking in je team te verbeteren.

#1 Maak zorgvuldig een volledig beeld van wat er speelt in je team.
Als leider weet je niet alles. Je ziet niet alles. Niet alles wordt tegen je gezegd. En, je bent niet overal bij.
Als teamlid idem dito.
Ben je inmiddels in de klaagmodus beland? Dan is het helemaal oppassen geblazen, opdat je niet in herhaling valt waarmee jouw beeld/beleving ‘dé waarheid’ wordt.
Blinde vlekken zijn er bij iedereen. En met dat gegeven is het begin gemarkeerd.
Maak dus zorgvuldig een volledig beeld. En laat dat het liefst doen door een onafhankelijke partij bij wie een ieder vrijuit kan praten. Op basis van individuele gesprekken met alle teamleden, inclusief leider, kunnen de dynamieken in het team vastgesteld worden. Dynamieken die de leidraad zijn in de gewenste verandering.

Het betrekken van alle teamleden is een belangrijke stap in veranderingstrajecten. Cruciaal zelfs om met een team in ontwikkeling te gaan. Het voorkomt weerstand, ontkenning, achterover leunen, etc. Het creëert draagvlak en biedt de mogelijkheid om allemaal eigenaarschap en verantwoordelijkheid te nemen.
Stap als leider niet in de valkuil dat je wel even met een coach of procesbegeleider de lijn uitzet wat je team nodig heeft. Een zorgvuldige start in verandering kost tijd. Goed stilstaan bij wat er is. Aanvaarden wat er is. Hoe lastig of pijnlijk ook. Dit hoort er allemaal bij om het nieuwe aan te kunnen gaan en weer in flow te komen met elkaar.

 

Jij bent het

/in , /door

Is er onderscheid tussen mij en mijn werk? Of tussen mij en ‘mijn’ bedrijf? Een vraag die me al lang puzzelt. We vinden het immers belangrijk om privé en werk te scheiden. Al is dat wel lastiger geworden sinds de opmars van e-mail en sociale media. Ja ik kom nog uit de tijd dat e-mail uitgevonden werd. Op mijn 38e kreeg ik mijn eerste mobiele telefoon en dat vond ik een ramp. Ineens was ik altijd bereikbaar (als ik hem aanhad tenminste), kreeg er stress van (omdat ik berichten ontving waar ik wat mee moest als ik toch even niet bereikbaar was). Ineens was er geen strak begin en einde van mijn werkdag.
Ik kon ineens werken op het moment dat ik inspiratie voelde. Ik kon ook ineens op andere plekken werken dan op het kantoor. De dongel voor mijn laptop was ook een uitvinding.
Er brak een andere tijd aan. Een tijd waarin het een uitdaging werd om voldoende rust te nemen. Niet de hele dag ‘aan’ te staan. Tijd te nemen om op te kunnen laden en nieuwe inspiratie op te doen.

En hoe zit het dan met de dingen die je doet? Is er onderscheid te maken tussen jou en die dingen?
Zelf kan ik zeggen dat ik in de gelukkige omstandigheid ben dat ik het allerleukste werk van de wereld heb en dat ook nog eens op de allerleukste plek kan uitvoeren. Voorheen was ik ook enthousiast over de dingen die ik deed. Werkte altijd graag. Voelde me betrokken en was loyaal. Maar er knaagde ook altijd iets vanwege idiote reorganisaties, onbegrip en onrust in de wandelgangen vanwege de alsmaar toenemende druk op declarabiliteit en prestatie. Wat wij er allemaal van vonden daar werd niet naar gevraagd. ‘Ze’ hadden besloten dat het anders moest. Sneller, efficiënter, gericht op korte termijn. Niks mis mee ogenschijnlijk, maar zo werd ook langzaam de ziel uit de organisatie gesneden. Lange termijn kwam op de lange baan. De ruimte om nieuwe dingen uit te proberen werd gereduceerd tot 0. Dat het niet goed is gegaan met de organisatie dat is een logisch gevolg.
Als ik er op terug kijk herinner ik me vooral het continue gevoel van verlies, vermoeidheid, onmacht. Verdrietig werd ik ervan. Moedeloos ook. En het allerergste, ik was 35 jaar en had het idee ‘Wat kan ik nog als ik deze baan kwijt raak? Wie zit er nog op mij te wachten?’
Vanuit een impuls ben ik een coachingsopleiding gaan volgen. Ik had behoefte aan een intensief loopbaantraject voor mijzelf en ik dacht ‘wie weet kan ik daar wat mee in toekomstig werk’. Een schot in de roos. Ik voelde me helemaal op mijn plek in de wereld van coaching en training en het duurde niet lang voordat ik de stap maakte naar zelfstandig ondernemerschap. Ik nam zelf ontslag, vlak voor weer een nieuwe ronde van gedwongen ontslagen.
De zelfgecreëerde baan en werkomgeving is wie ik ben. Ik bén het werk dat ik doe. Onderscheid tussen werk en privé is er niet. Tenminste niet in de zin van de deur dicht trekken en de volgende dag wel verder zien. Ik kan de deur van mijzelf niet dichttrekken. Ik kan mezelf wel terugtrekken. Ruimte nemen op momenten dat ik daar behoefte aan heb. Zo lang dat kan klopt het. Stroomt het. Zit ik in flow. Ben ik congruent met wat in mij is en wat ik doe.

Misschien herken je iets uit bovenstaande schets. Misschien knaagt er iets, maar weet je niet goed hoe je het aan moet pakken. Mijn beste tip aan jou is: weet wie je bent. Als jij je niet meer wilt laten leiden door de waan van de dag, maar zelf aan het roer van je leven wilt staan is de eerste stap het opdoen van zelfkennis.
Ontdek wie jij in wezen bent, ‘waar jíj van bent’, wat je beweegt en wat jij teweeg wilt brengen. Wat inspireert je, waar krijg je energie van en hoe wil je anderen inspireren? Waar ben jij niet van? Wat ligt je niet?
De antwoorden op deze vragen geven jou richting. Het is je kompas hoe je het beste uit jezelf kan halen, hoe je jouw eigenaarschap kunt vergroten en echt verantwoordelijkheid kunt nemen voor de dingen die je doet en die voor jou belangrijk zijn.
Je krijgt helderheid in wat jou uniek maakt, wat jou signatuur geeft. Het brengt je bij je diepe drijfveren en naar de kern van jouw verhaal en van jouw professie.

Zie jouw professie als ‘onderneming’ Of je daadwerkelijk een eigen bedrijf hebt of in loondienst bent doet er niet toe. Wie jij bent en waar jouw onderneming voor staat dat is één. Er is geen onderscheid.
Jij bent het!

Eigenaarschap en samenwerken

/in , /door

Het komt vrijwel elke dag voorbij. Eigenaarschap en hoe werken we samen.
Terugkerende onderwerpen in ons eigen team en in de teams die we vanuit onze professie begeleiden.
Je kent het vast. Taken die niet worden gedaan omdat de één denkt dat de ander het wel oppakt. Omdat de ander denkt als ik niets hoor dan zal het wel lopen allemaal…
Soms loopt het niet. Of het loopt dubbel. Er ontstaat verwarring, ergernis, onmacht. Tussen collega’s onderling of bij de leiding. We plannen het zoveelste overleg waarin we voor nu en altijd eens goed afspreken ‘wie wat gaat oppakken’. Kortom, we maken takenlijstjes, to-do-lijstjes, notulen, e-mails.
En dan loopt het… toch niet helemaal. In het dagelijkse blijven er toch nog kruimels liggen en ontstaan er open eindjes. Omdat nou eenmaal niet letterlijk aan iedere handeling of taak is gedacht. De kruimels zijn niet fris en niet fijn. De open eindjes komen maar niet af.

Bij eigenaarschap denkt menigeen aan feitelijk of materieel eigenaarschap. Zoals een ondernemer eigenaar is van een bedrijf. Een jongen eigenaar is van zijn brommer. Een vrouw eigenaar is van haar huis. Allemaal waar en allemaal tamelijk concreet.
Maar hoe zit het dan met eigenaarschap ín je werk? Hoe kun je eigenaar van iets zijn zonder dat je het bezit?
Om het te verhelderen noem ik het geestelijk eigenaarschap. Dat gaat voorbij de vorm. In de vorm zit meer het feitelijke eigenaarschap (zoals het bedrijf, de brommer, het huis). In geestelijk eigenaarschap zit jouw spirit, jouw idee over iets, jouw aandacht en jouw focus. Jij hebt het eindbeeld. Denk als voorbeeld aan de verzorging van mevrouw Pieterson, de communicatie-uitingen via sociale media of de nieuwe werkprocedures. Dit klinkt best zwaar en het kan een immens gevoel van verantwoordelijkheid met zich mee brengen als je het letterlijk zelf in gaat vullen. Maar geestelijk eigenaarschap moeten we niet verwarren met alles zelf moeten doen. Het gaat er bij geestelijk eigenaarschap om dat er 1 iemand is die het eindbeeld over iets heeft. Die daarin energetisch voorop gaat, die een stukje verder is vanwege het eindbeeld. Diegene ziet dus voor zich hoe de zorg van mevrouw Pieterson eruit ziet (wat er gedaan moet worden, hoe vaak, wat voor mensen er nodig zijn), ziet de communicatie-uitingen via sociale media voor zich (welke thema’s, welke planning, welke kanalen), ziet voor zich hoe collega’s kunnen werken met nieuwe werkprocedures (waarom, hoe en wat)… Een geestelijk eigenaar van iets kan van daaruit taken uitbesteden. Dat is ook vaak wenselijk. Al is bij het uitbesteden van taken ook meteen een ander weer geestelijk eigenaar van iets. Dus van een (nog) kleiner onderdeel.
En hier gaat het vaak mis. Omdat we denken het is maar 1 taak, dus hoe belangrijk kan dat zijn? Of moet ik daar de verantwoordelijkheid voor dragen? Of het is niet mijn verantwoordelijkheid want die ander heeft het hele onderdeel onder zijn hoede. Hij of zij is in the lead. Hij of zij wordt daarvoor betaald. Enzovoort.

De eindverantwoordelijken, managers, leidinggevenden, zijn inderdaad geestelijk eigenaar van een groter onderdeel. Maar daarnaast is iedere medewerker eigenaar van iets. Eigenaar van een takenpakket, eigenaar van een specifieke klus, een specifiek onderwerp. Het vraagt om durf en erkenning om dit goed in te vullen. De durf om verantwoordelijkheid te nemen. De durf om verantwoordelijkheid te delen. Erkenning dat je de ander nodig hebt op onderdelen. Erkenning dat je ergens voor gaat staan. Erkenning van het talent en de kwaliteiten van elkaar. Erkenning ook van dingen die (nog) niet goed lopen.

Opvallend vind ik het hoe moeilijk we het met elkaar vinden om eigenaarschap in samenwerken goed in te vullen. Hoe gemakkelijk mensen de deur dicht lijken te trekken en morgen wel weer verder zien. Hoe gemakkelijk de vinger naar de ander wordt gewezen als iets niet gedaan is. Hoe snel voorbij gegaan wordt aan de eigen rol in het geheel.
Wat nou als je daar mee begint? Als je jezelf de vraag stelt wat had ik hierin kunnen of willen doen? En wat nou als jij heel expliciet aan gaat geven ‘laat mij dit doen, ik ben hier van!’ Volgens mij maakt deze insteek het verschil. Kan er alleen op deze manier een geolied team ontstaan. Een team dat goed op elkaar is ingespeeld. Een team waarin de leden op elkaar kunnen bouwen en waarin vertrouwen heerst. Ik vind het een mooi onderwerp tijdens onze teamtrainingen. Het komt vast en zeker ook weer op de agenda van ons volgende teamoverleg. Opdat wij blijven leren hierin en onszelf blijven uitdagen om ergens helemaal voor te gaan en te gaan staan. Dat geeft helderheid. Dat geeft rust. En het is een bron van (zelf)vertrouwen.