Tag Archief van: Systeemdynamieken

Of de plek vrij is

Hij heeft driekwart jaar geleden de switch gemaakt van het bankwezen naar een overheidsorganisatie. ‘Qua cultuur een soort van hetzelfde, dus een goede match’, zegt hij.
Hij was na zijn studie bij de bank aan het werk gegaan en had daar jaar op jaar een groeiproces doorgemaakt. Het werk binnen de bank ging hem goed af; hij was populair, een loyale collega en uiteindelijk een geliefde people-manager met veel inhoudelijke kennis. Die kennis gaat over data, maar dat doet er eigenlijk niet toe. Het was wel handig dat hij wat van de inhoud wist, maar als manager lag zijn ‘scope’ ergens anders. Hij is 41 jaar, super in van alles. Enthousiasme, gedrevenheid, sociabiliteit, intelligentie. Hij heeft het allemaal en ook nog ’the looks’ van ’the nice guy’.
En toch, het lukt in de nieuwe werkomgeving niet wat hem bij zijn vorige werkgever zo goed afging. Ik krijg een bericht of ik hem alsjeblieft wil helpen met het bouwen van een nieuw team. Ik spreek hem een uur. Hij vraagt wat hij moet doen.
Ik vraag hem of de plek vrij is.
… ‘Huh, wat bedoel je?’
“Precies zoals ik het zeg. Is de plek vrij? De plek van leidinggevende?”
Hij wist zeker dat dit het geval is. Oké de vorige leidinggevende was nu zijn leidinggevende en die werd ook nog steeds benaderd met vragen. Maar kom op, zo’n leuk mens, geweldige sociale integere en bekwame vakvrouw…

Het is nu 3 maanden later en hij zegt ineens dat hij denkt te begrijpen wat ik bedoelde met de vraag of de plek vrij is. Hij heeft door de teamcoaching en de coaching van hemzelf zicht gekregen op de patronen/dynamieken die er zijn. In het team en bij hemzelf. Hij is het hartgrondig met me eens dat dit een onderwerp is dat aandacht vraagt. Maar hoe dan?

Ik geef hem daar antwoord op door terug te geven wat ik had gehoord toen hij met een collega haar vertrek bij dit team besprak. Ze wilde met stille trom, gewoon klaar, geen afsluiting of iets dergelijks. Hij volgde dat, gaf nog aan dat niet zo gezellig te vinden, maar ja. “Kijk, dat is nou precies wat er aan ten grondslag kan liggen als een plek niet vrij is”, zei ik. “Iemand vertrekt ogenschijnlijk, maar het risico bestaat dat iemand niet écht vertrekt als er niet bewust een punt is gezet. Mijn advies is om dat wel te doen, ook als dat van de ander niet persé hoeft. Het gaat erom dat je los komt van elkaar, waardering uitspreekt, dankbaarheid. En dat je (daarmee) kenbaar maakt dat er niets meer verschuldigd is over en weer. Kortom, bewust de samenwerkingsovereenkomst afhechten en déze samenwerking ritueel vrij maken. Dat is voor jezelf en het team waardevol, en zeker ook voor de vertrekkende collega. Het schept duidelijkheid en het maakt de weg vrij voor nieuwe wegen. Mogelijk ontstaat er een nieuwe samenwerking, maar dat hoeft niet.”

Dynamieken in teams: ordening, hiërarchie en ranking

Het is opvallend hoe vaak er ‘plekgedoe’ in teams is. Plekgedoe is een bron voor irritatie en conflicten.
Afgelopen jaren heb ik diverse teams begeleid waarbij het niet lekker liep in de samenwerking. Korte trajecten van een aantal sessies en langere trajecten van een jaar. Plekgedoe is een rode draad in samenwerkingsissues. Nu is het mogelijk om de irritaties of conflicten op inhoud op te lossen en mensen vaardigheden aan te leren om goede gesprekken te voeren. En dan? Is het dan eens en voor altijd klaar?
Helaas niet en om te begrijpen waar het allemaal vandaan komt is het goed om wat dieper te graven en breder te kijken. Wat speelt er systemisch? Wat zijn de diverse dynamieken in het team en de organisatie?

Een organisatie is een levend systeem
Een organisatie gedijt erbij als er voor elke medewerker, voor elke functie, voor iedere afdeling en voor iedere business-unit een duidelijke plek is in het geheel. Vanuit de systemische benadering is elke functie evenveel waard en even nodig in het systeem als geheel.
De organisatie zorgt voor een helder kader, een ordening. Dus hoe verschillende functies of subsystemen van een organisatie naast elkaar kunnen staan en elkaar aan kunnen vullen. Om zo een groter systeem, de organisatie als geheel, te kunnen vormen.
Ordening geeft rust. En ruimte. Iedereen weet wat zijn/haar positie is!

Ordening wordt nogal eens verward met hiërarchie. Bij hiërarchie staat de ene laag boven de andere laag, de ene laag geeft leiding aan de andere laag.

Vanuit systemisch perspectief is iedere functie evenveel waard en even nodig in het systeem als geheel.

Een voorbeeld: Een verpleegkundige en een arts werken samen aan het herstel van een patiënt. Beide professionals hebben een ander takenpakket en beide professionals dragen een andere verantwoordelijkheid en bevoegdheid. Als het om het beleid ten aanzien van de patiëntenzorg gaat is de arts eindverantwoordelijk. De arts is echter niet degene die leiding geeft aan de verpleegkundige. De verpleegkundige valt hiërarchisch onder een team- of afdelingsmanager. De arts heeft verantwoording af te leggen in een andere hiërarchische lijn (maatschap, bestuur, manager van specialisten). In de praktijk leidt dit nogal eens tot verwarring en dat brengt een andere dynamiek teweeg. Het is een subjectievere dynamiek die wij grotendeels zelf als individu invullen. Deze dynamiek heet ranking.

Ranking gaat over ‘pikordes en framing’.
De ‘bubbel’ waarin je je bevindt bepaalt wat leidend is, bijvoorbeeld: afkomst, gender, leeftijd, authenticiteit, gezondheid, economische positie, opleiding. Afhankelijk van context nemen wij een plek in (of aan) en plakken daar een mate van belangrijkheid aan. (Dit leidt tot de verwarring zoals geschetst in bovenstaand voorbeeld. Ranking wordt in dit voorbeeld, vaak door beide professionals, verward met hiërarchie. Maar het zijn 2 verschillende dynamieken!).
Ranking is context-afhankelijk, het fluctueert, is tijdelijk. Iemand met een hoog opleidingsniveau kan op het ene moment in een groep hoog in ranking zijn en op een ander moment lager in ranking uitkomen. Dat hangt af van waar het op dat moment over gaat. Mensen kunnen tegen de ander ‘opkijken’, of juist ‘neerkijken’.

Ordening, hiërarchie en ranking; het zijn dynamieken die maar beter goed van elkaar gescheiden worden
Op het moment dat het systeem als geheel én de subsystemen zich van de verschillende dynamieken bewust zijn ontstaat ruimte om elkaar maximaal te ondersteunen. Dit is de weg naar het het ontwikkelen van meesterschap van de afzonderlijke professionals en naar het benutten van elkaars meesterschap.

Het zal duidelijk zijn dat het bestuur en het management een belangrijke taak heeft in het verhelderen van plekken en posities. Dit voorkomt plekgedoe en het voorkomt dat medewerkers zich kleiner of groter maken ten opzichte van de ander.

 

Tag Archief van: Systeemdynamieken